改善報告書のテンプレート（エクセル・PDF・無料）
このページの要点
- 改善報告書は、検査・点検・パトロール・お客様から受けた指摘に対して、何をどう直したかを、指摘した相手に返す書類です。法律で決まった様式はありません。
- 1枚目に指摘ごとの表（指摘の内容・原因・改善の内容・完了日・状況）と再発防止策、2枚目から改善前・改善後の写真（1ページ2枚）を並べるひな形を、エクセルとPDFで無料で配っています。会員登録はいりません。
- 記入例は、住宅の外壁と屋根の工事の完了検査で受けた3つの指摘に答える場面です。原因と再発防止策の書き方、例文も載せています。
改善報告書のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。エクセル版は「改善報告書」と「写真」のシート、それぞれの記入例のシートの4枚です。指摘を受けた場面は「完了検査・中間検査・定期点検・安全パトロール・お客様から」、状況は「済・対応中・予定」、写真の区分は「改善前・改善中・改善後・その他」から選べます。
ダウンロード
PDFは、1枚目が本紙、2枚目と3枚目が写真のページです。指摘が6つ以上あるときは1枚目を、写真が4枚より多いときは2枚目を、必要なだけ印刷して足してください。
改善報告書とは（不具合報告書・修理報告書との違い）
改善報告書は、相手から受けた指摘に、答えを返すための報告書です。読む人は、自分が指摘したことが全部片づいたか、なぜ起きたのか、次も同じことが起きないかを知りたがっています。そのため、指摘を1つずつ番号で分けて、「原因」「改善の内容」「再発防止策」までを書くのが大切です。
| 書類 | 出すとき | 中身の中心 |
|---|---|---|
| 改善報告書（このページ） | 検査や点検で受けた指摘を直したとき | 指摘ごとの原因・改善・再発防止策 |
| 不具合報告書 | 自分で不具合を見つけたとき（直す前） | 内容・影響・原因・対応の予定 |
| 修理報告書 | 頼まれた修理を終えたとき | 症状・原因・修理の内容・結果 |
| 点検報告書 | 決まった項目を定期に見たとき | 項目ごとの結果と、是正の要否 |
点検報告書で「要是正」と書いたことを直したあと、その答えとして改善報告書を出す、という使い方もできます。
欄ごとの書き方
1枚目の上の欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 宛先 | 指摘をした相手（発注者・元請・建物の管理会社・お客様など） |
| 報告日・会社名・担当者・電話 | 報告書を出す日と、改善した会社・担当者と連絡先 |
| 件名 | どの工事・建物の、何の指摘への改善かが1行で分かる名前 |
| 対象 | 工事の名前や、建物・設備の名前と場所 |
| 指摘を受けた日・指摘をした方 | いつ、誰から指摘を受けたか |
| 指摘を受けた場面 | 完了検査・中間検査・定期点検・安全パトロール・お客様から のどれか |
指摘事項と改善の表
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| No. | 指摘の番号。相手の指摘書に番号があれば、その番号に合わせる |
| 指摘の内容 | 受けた指摘を、場所と状態が分かるように短く |
| 原因 | なぜそうなったか。作業のやり方・確かめ方・前からの傷みなど |
| 改善の内容 | 何をして直したか。材料や回数が分かると伝わる |
| 完了日・状況 | 直し終えた日と、済・対応中・予定。まだのものは予定の日を |
1枚目の下の欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 再発防止策 | 同じことを起こさないために変えた手順や確かめ方 |
| 改善の確かめ | 直したあと、いつ、誰と、何を見て確かめたか |
| 備考 | 写真の並べ方の補足や、ほかに伝えたいこと |
| ご確認 | 報告を受け取った人の確認日と署名 |
記入例の読み方（完了検査での3つの指摘）
- 指摘ごとに1行にしています。読む人は、3つとも「済」になっているかを表の右の列だけで確かめられます。
- No.1 の「原因」は、作業のやり方（ひびを表面だけで埋めた）を書いています。改善の内容と再発防止策が、その原因に合っているのがポイントです。
- No.2 は今回の工事の外にあった傷みです。「原因」に、着工前の写真にも写っていたことを書いて、工事のせいではないことを伝えています。直したのは、追加の工事としてご了承をいただいてから、と書いています。
- 「改善の確かめ」には、指摘をした方と一緒に現地で見た日を書いています。報告書だけで終わらせず、相手の目で確かめてもらうと話が早く片づきます。
原因と再発防止策の書き方
改善報告書でいちばん見られるのは、原因と再発防止策です。次の3つに気を付けると伝わります。
- 原因は「人」でなく「やり方」で書く。「担当者の不注意」で終わらせず、どの手順・どの確かめ方が足りなかったかまで書きます。
- 改善の内容と再発防止策を分ける。改善の内容は「今回の場所をどう直したか」、再発防止策は「次の現場でどうするか」です。
- 再発防止策は、続けられることを書く。「気を付けます」ではなく、「上塗りの前に別の者が見て確かめる」のように、誰が・いつ・何をするかまで書きます。
社内の改善報告書（ヒヤリとしたことや、社内で決めた点検の指摘への答え）にも、同じ欄のまま使えます。宛先を自分の会社の上長や担当部署にしてください。
例文（原因・改善の内容・再発防止策）
原因
- 「下地の汚れを落とす工程を省いたため、塗料が密着しませんでした。」
- 「配管の固定の金具を、図面の間隔より広く付けていました。」
改善の内容
- 「浮いた部分の塗膜を落とし、下地を洗ってから、下塗りから塗り直しました。」
- 「金具を図面の間隔（1m）で付け直し、すべての金具の締め付けを確かめました。」
再発防止策
- 「工程表に下地の洗浄を1行で入れ、終わったら写真を撮ってから次の工程に進む手順にしました。」
- 「取り付けの前に、図面の間隔を現場の黒板に書き、取り付けたあと担当者とは別の者が測ります。」
法律で決まった様式はありません
改善報告書には、法令で決まった様式はありません。発注者や元請に決まった様式があれば、そちらに合わせてください。役所から指導や勧告を受けて出す報告は、このひな形の代わりにはなりません。指示された様式や書き方に従ってください。
改善前と改善後の写真を、スマホで並べる
「現場レポート」アプリは、スマホで撮った写真に区分とコメントを付けて、報告書のPDFをその場で作ります。設定の「報告書の項目名」で、表紙の題名を「改善報告書」に、写真の区分の「作業前」「作業後」を「改善前」「改善後」に変えられます。「Before/After」のテンプレートを選ぶと、改善前と改善後の写真を左右に並べたPDFになります。
アプリの報告書は写真とコメントが中心で、このひな形の指摘事項の表・再発防止策・確認の署名の欄はありません。表が要るときは、このひな形の1枚目と組み合わせて使ってください。
よくあるご質問
Q. 指摘が1つだけでも、この形で出していいですか？ A. かまいません。表の1行目だけを書き、残りの行は空けたままで出します。写真も改善前と改善後の2枚で十分です。
Q. まだ直し終えていない指摘があるときは？ A. 状況を「対応中」か「予定」にして、完了日の欄に予定の日を書きます。直し終えたら「済」にして出し直すと、相手は同じ表で経過を追えます。
Q. ワード（Word）やパワーポイントのテンプレートはありますか？ A. 用意しているのはエクセルとPDFです。ワードで作りたいときは、このページの欄の並びをそのまま写すと、同じ形になります。
Q. 改善前と改善後の写真は、どう撮ればいいですか？ A. 同じ場所を、同じ向き・同じ距離から撮ると、何が変わったかがひと目で伝わります。改善前に、引きの写真（場所が分かる）と寄りの写真（状態が分かる）を1枚ずつ撮っておくと、改善後も同じ構図で撮れます。
Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。表題を「改善結果報告書」「指摘事項回答書」などに変えてもかまいません。クレジット表記も不要です。
関連ページ
- 現場レポート トップ — アプリの機能の全体像
- 不具合報告書のテンプレート — 自分で見つけた不具合を、直す前に知らせる報告書
- 修理報告書のテンプレート — 直したあとに出す報告書（写真付き）
- 点検報告書のテンプレート — 点検項目の表と写真のページ
- 工事完了報告書のテンプレート — 工事を終えたときの報告と発注者の確認欄