業務報告書のテンプレート（エクセル・PDF・無料）
このページの要点
- 業務報告書は、ある期間にした仕事を何をしたか（業務）・どうなったか（結果）・これからどうするか（予定）の順にまとめて、上司や取引先に伝える書類です。1日なら日報、1週間なら週報、1か月なら月報と呼ばれます。法律で決まった様式はありません。
- 1枚目に宛先・報告者・件名・期間・実施した業務の表（10行）・成果・課題・これからの予定・連絡と相談、2枚目から写真のページ（1ページ2枚）を並べたひな形を、エクセルとPDFで無料で配っています。会員登録はいりません。
- 記入例は、店舗の改装と共用廊下の塗装を受け持つ担当者の週報です。結果の欄に「終わった・途中（どこまで）・止まっている（理由）」が分かるように書くのがこつです。
業務報告書のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。エクセル版は「業務報告書」と「写真」のシート、それぞれの記入例のシートの4枚です。種類は「日報・週報・月報・その他」から、写真の区分は「対応前・対応中・対応後・その他」から選べます。時間の合計はエクセルが計算します。
ダウンロード
PDFは、1枚目が本紙、2枚目と3枚目が写真のページです。写真を付けないときは1枚目だけを印刷してください。
業務報告書とは（作業報告書・日報との違い）
業務報告書は、決まった期間の仕事をまとめて伝える書類です。読む人は、その場にいなかった上司や取引先です。読む人が知りたいのは「何をしたか」よりも「どうなったか」と「次に何が要るか」なので、結果と予定の欄を必ず埋めます。
| 書類 | 向いている場面 | 中身の中心 |
|---|---|---|
| 業務報告書（このページ） | 日・週・月の区切りで、仕事のまとまりを伝える | 業務・結果・課題・予定・相談 |
| 作業報告書 | 1つの現場の作業を、終わった日に客先へ伝える | 作業の内容と、作業前・作業後の写真 |
| 点検報告書 | 決まった項目を定期的に見る | 項目ごとの結果と是正の要否 |
| 写真報告書 | 写真を主にして、様子を見せる | 写真と、その説明 |
日報・週報・月報は、同じひな形で書けます。違うのは期間と、業務の表の行の粒度です。
| 種類 | 期間の欄 | 業務の表の1行 |
|---|---|---|
| 日報 | その日 | 1つの仕事（午前の◯◯、午後の◯◯） |
| 週報 | 月曜〜金曜など | 1日の主な仕事（日付ごとに1〜2行） |
| 月報 | 1か月 | 1つの案件や仕事のまとまり（日付の欄は「10/1〜10/16」のように） |
欄ごとの書き方
上の欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 宛先 | 読む人。社内なら部署と名前、社外なら会社名と名前に「様」 |
| 報告日・報告者・所属 | 報告書を出す日、書いた人、その人の部署や担当 |
| 種類 | 日報・週報・月報・その他から選ぶ |
| 件名 | 何の報告かが1行で分かる名前（「店舗の改装と共用廊下の塗装（10月第3週）」など） |
| 期間 | 報告する期間の最初と最後の日 |
実施した業務の表
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 日付 | その仕事をした日。何日かにまたがるときは「10/12〜10/14」 |
| 業務の内容 | 何をしたか。場所や相手の名前を頭に付けると、後で探しやすい |
| 結果・進み具合 | 終わった・途中（どこまで）・止まっている（理由）のどれかが分かるように |
| 時間 | かかった時間。「1.5」のように時間で書くと、エクセルが合計する |
| 写真 | 写真を撮った行は、写真のページの No. |
下の欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 成果・数字 | この期間に終わったこと・増えたこと。できるだけ数字で（件数・面積・日数） |
| 課題・困ったこと | 予定どおりに進まなかったこと、その理由 |
| これからの予定 | 次の期間にすること。日付と、誰がするか |
| 連絡・相談 | 読む人に決めてほしいこと・返事がほしいこと。期限も書く |
例文（そのまま使える書き方）
結果・進み具合
- 「張り替えを終え、家具を元の位置に戻した」（終わった）
- 「3階まで終わった。4階は来週」（途中・どこまで）
- 「材料が届かず止まっている。10/19 に届く予定」（止まっている・理由）
課題・困ったこと
- 「入居者の出入りが多く、昼間は作業できる時間が2時間ほどしか取れません。」
- 「見積りの前提と現場の広さが違い、材料が1割ほど足りません。」
連絡・相談
- 「4階を夜に作業してよいか、10月20日（火）までにご返事をお願いします。」
- 「追加の工事の見積りを別にお送りします。ご確認をお願いします。」
相談したいことは、課題の欄に混ぜずに「連絡・相談」の欄へ分けて書きます。読む人が返事をする所が一目で分かり、返事の期限も伝わります。
記入例の読み方（店舗の改装と共用廊下の週報）
- 業務の表は1日1〜2行です。同じ日に別の仕事をしたとき（10/15）は、行を分けています。
- 結果の欄は「終わった」「途中」が分かる書き方にしています。4階の塗装が来週にずれることは、課題・予定・相談の3つの欄でつながっています。
- 写真は4枚です。床の対応前、壁の対応中、改装後の客席、廊下の対応中で、業務の表の行と No. で結びつけています。
- 成果の欄には「引き渡した日」と「営業を止めた日数」という、読む人が気にする数字を書いています。
法律で決まった様式はありません
業務報告書には、法令で決まった様式はありません。会社や取引先に決まった様式があれば、そちらに合わせてください。このひな形の欄は、表題・欄の名前・行の数を自由に変えて使えます。
写真付きの業務報告を、スマホでその場でPDFに
「現場レポート」アプリは、スマホで撮った写真に場所・区分・コメントを付けると、報告書のPDFをその場で作ります。設定の「報告書の項目名」で用途の「業務報告」を選ぶと、表紙の題名が「業務報告書」に、案件名が「件名」、顧客名が「取引先」、作業日が「実施日」、担当者が「報告者」に、写真の区分が「対応前・対応中・対応後」に、まとめて変わります。写真の区分の「任意」には、自分で名前を付けられます。
アプリの報告書は写真とコメントが中心で、このひな形の「実施した業務の表」や、成果・課題・予定・相談の欄はありません。表紙の備考や写真のコメントに書くか、このひな形と組み合わせて使ってください。
よくあるご質問
Q. 業務報告書と日報・週報・月報は、別の書類ですか？ A. 呼び方が違うだけで、中身はほとんど同じです。報告する期間が1日なら日報、1週間なら週報、1か月なら月報と呼ばれ、まとめて業務報告書と言います。このひな形は「種類」の欄で選べるようにしています。
Q. 新人で何を書けばいいか分かりません。 A. まず業務の表を1日ずつ埋め、結果の欄に「終わった・途中・止まっている」のどれかを書いてください。そのうえで、困ったことと、上司に聞きたいことを1つずつ書けば十分です。分からないことを「連絡・相談」の欄に書くと、読む人が答えやすくなります。
Q. 写真は必ず付けますか？ A. 決まりはありません。現場の仕事や、物の状態が変わる仕事（修理・清掃・改装など）は、写真があると説明が短く済みます。写真を付けないときは、1枚目だけを使ってください。
Q. ワードの形式はありますか？ A. 用意していません。エクセルで開いて書くか、PDFを印刷して手書きで使ってください。エクセルの表は、そのままワードに貼り付けても使えます。
Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。表題を「活動報告書」「業務日報」などに変えてもかまいません。クレジット表記も不要です。
関連ページ
- 現場レポート トップ — アプリの機能の全体像
- 作業報告書のテンプレート — 1つの現場の作業を客先に報告する書類
- 写真報告書のテンプレート — 表紙と写真の一覧・1ページ2枚／3枚／4枚
- 点検報告書のテンプレート — 点検項目の表と写真のページ
- 修理報告書のテンプレート — 症状・原因・修理の内容と、修理前と修理後の写真