修理報告書のテンプレート（エクセル・PDF・無料）
このページの要点
- 修理報告書は、頼まれた修理を終えたときに、何が起きていて（症状）・なぜで（原因）・何をして（修理の内容）・どうなったか（結果）をお客様に伝える書類です。法律で決まった様式はありません。
- 1枚目に依頼の内容・原因・修理の内容・使った部品・結果・お客様の確認欄、2枚目から修理前と修理後の写真（1ページ2枚）を並べるひな形を、エクセルとPDFで無料で配っています。会員登録はいりません。
- 記入例は、戸建ての雨漏りの修理（屋根の北面の葺き替え）です。原因の書き方・今後のお願いの書き方の例文も載せています。
修理報告書のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。エクセル版は「修理報告書」と「写真」のシート、それぞれの記入例のシートの4枚です。結果の欄は「直った・一部直った・直らなかった（再修理）・経過を見る」、写真の区分は「修理前・修理中・修理後・別の気づき」から選べます。
ダウンロード
PDFは、1枚目が本紙、2枚目と3枚目が写真のページです。写真が4枚より多いときは、2枚目を必要なだけ印刷して足してください。
修理報告書とは（作業報告書・工事完了報告書との違い）
修理報告書は、不具合を直してほしいという依頼に応えたことを伝える報告書です。作業をしたことだけでなく、「どこが悪かったのか」「直ったのか」が分かるのが役目です。依頼した人は、症状しか知らないことがほとんどです。原因と直した方法が書いてあると、費用の理由にも、次に同じことが起きたときの手がかりにもなります。
| 書類 | 向いている場面 | 中身の中心 |
|---|---|---|
| 修理報告書（このページ） | 雨漏り・設備の故障・破損などの修理 | 症状・原因・修理の内容・結果 |
| 工事完了報告書 | 決まった工事をすべて終えて引き渡すとき | 工事の内容と、発注者の確認 |
| 作業報告書 | 点検・清掃・定期の作業のたび | 作業の内容と結果 |
| 点検報告書 | 巡回・定期点検 | 項目ごとの結果と、是正の要否 |
欄ごとの書き方
1枚目の上の欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 宛先 | 修理を頼んだ人（お客様・管理会社・元請など） |
| 報告日・会社名・担当者・電話 | 報告書を出す日と、修理した会社・担当者と連絡先 |
| 件名 | 何の修理かが1行で分かる名前（「◯◯様邸 雨漏りの修理」など） |
| 修理した物・場所 | 建物なら部位（屋根の北面・浴室の床など）、設備なら名前・型番・設置場所 |
| ご依頼の日・作業日時・作業者 | 依頼を受けた日と方法、作業した日と時刻、作業した人 |
中ほどの欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| ご依頼の内容（症状） | お客様が困っていたことを、お客様の言葉に近い形で（「雨の日に天井にしみが出る」） |
| 調べた結果（原因） | 見つけたことと、そこから考えた原因。確かめた方法（散水・通電・分解など）も |
| 修理の内容 | 何をどう直したか。直したあとに確かめたことまで書く |
| 使った部品・材料 | 品名・型番や寸法・数量。交換した部品があれば、外した部品をどうしたかを備考に |
1枚目の下の欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 結果 | 直った・一部直った・直らなかった（再修理）・経過を見る から選び、確かめた方法を添える |
| 今後のお願い・ご提案 | お客様に気を付けてほしいこと、修理のついでに見つけた別の不具合と提案 |
| 備考 | 保証の範囲や、次に連絡してほしいときなど、ほかに伝えたいこと |
| お客様のご確認 | 修理のあとに立ち会って確かめてもらった日と、署名 |
記入例の読み方（雨漏りの修理）
- 「ご依頼の内容」は、お客様が電話で話したことをそのまま短く書いています。
- 「調べた結果」には、屋根に上がった日、見つけたこと（割れた瓦・ずれ・傷んだ防水シート）、散水で水の回り方を確かめたことを書いています。原因が推測のときは「考えられます」と書き分けます。
- 「修理の内容」は、見積りのうえで北面を葺き替えたこと、直したあとに散水して確かめたことまで書いています。
- 修理とは別に見つけた外壁のひびは、「今後のお願い・ご提案」に書き、写真の区分を「別の気づき」にしています。今回の修理の範囲ではないことが、読む人に分かります。
例文（原因・結果・今後のお願い）
調べた結果（原因）
- 「給湯器の電源を入れ直してもエラーが消えず、点火の部品が傷んでいることを確かめました。」
- 「排水管の曲がった所に油の固まりが詰まり、流れが悪くなっていました。」
- 「原因の場所は特定できませんでした。考えられる2か所（◯◯・◯◯）を補修し、次の雨で様子を見ます。」
結果
- 「直りました。修理のあと30分使って、エラーが出ないことを確かめました。」
- 「一部直りました。水漏れは止まりましたが、水の出が弱いのは配管の古さによるもので、交換をご提案します。」
今後のお願い・ご提案
- 「同じ症状がまた出たときは、エラーの番号を控えてご連絡ください。」
- 「修理の際に、◯◯にさびを見つけました。すぐの不具合はありませんが、次の点検の時にもう一度見ます。」
法律で決まった様式はありません
修理報告書には、法令で決まった様式はありません。お客様や元請に決まった様式があれば、そちらに合わせてください。決まりのある報告（消防用設備・昇降機・電気設備などの法定点検の報告）は、このひな形の代わりにはなりません。
修理前・修理後の写真を、スマホでそのまま報告書に
「現場レポート」アプリは、スマホで撮った写真に区分とコメントを付けて、報告書のPDFをその場で作ります。設定の「報告書の項目名」で、表紙の題名を「修理報告書」に、写真の区分の「作業前・作業後」を「修理前・修理後」に変えられます。Before/After のテンプレートは、修理前と修理後の写真を左右に並べます。写真の区分の「任意」には、「別の気づき」のように自分で名前を付けられます。
アプリの報告書は写真とコメントが中心で、このひな形の「使った部品・材料」の表やお客様の署名の欄はありません。部品の表が要るときは、このひな形と組み合わせて使ってください。
よくあるご質問
Q. 修理報告書は必ず出さないといけませんか？ A. 法律で出す決まりはありません。ただ、修理の費用を払う人や、建物・設備を管理する人に、何をしたかを残すために出すことが多い書類です。お客様や元請との約束で出すことになっていれば、その様式と時期に合わせてください。
Q. 原因が分からなかったときは、どう書けばいいですか？ A. 分からなかったことを、そのまま書きます。確かめたこと（どこを見て、何を試したか）と、考えられる原因、そのうえで何をしたかを分けて書くと、次に直す人の手がかりになります。結果は「経過を見る」にして、次に確かめる時期を備考に書きます。
Q. 写真は何枚くらい載せればいいですか？ A. 修理前と修理後を、同じ場所・同じ向きから1枚ずつが基本です。原因が見えにくいときは、原因の部分の寄りの写真と、交換した部品の写真を足すと伝わりやすくなります。
Q. 修理報告書と請求書は一緒に出していいですか？ A. かまいません。報告書に金額を書かず、請求書を別に添える形にすると、報告書だけを社内で回覧したいお客様にも渡しやすくなります。
Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。表題を「修繕報告書」「修理完了報告書」などに変えてもかまいません。クレジット表記も不要です。
関連ページ
- 現場レポート トップ — アプリの機能の全体像
- 工事完了報告書のテンプレート — 工事を終えて引き渡すときの報告書（写真付き）
- 写真報告書のテンプレート — 表紙と写真の一覧・1ページ2枚／3枚／4枚
- 点検報告書のテンプレート — 点検項目の表と写真のページ
- 作業報告書のテンプレート — 作業ごとの報告書のひな形