清掃報告書のテンプレート（エクセル・PDF・無料）

このページの要点

清掃報告書は、清掃をした会社や人が、ビルの管理会社・店舗・オーナーにいつ・どこを・何人で・どこまで清掃したかを伝える書類です。清掃では直せない傷みに気づいたら、それも一緒に知らせます。
1枚目に清掃日時・場所・作業者、清掃した場所と作業の表（12行・結果は済・一部・未・対象外）、気づいたこと・お願い・次回の予定・お客様の確認欄、2枚目から清掃前と清掃後の写真のページを並べたひな形を、エクセルとPDFで無料で配っています。会員登録はいりません。
延べ面積3,000平米以上の店舗・事務所などのビル（特定建築物）では、清掃の状況を書いた帳簿を5年間残す決まりがあります。清掃報告書は、その帳簿のもとになります。

清掃報告書のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。エクセル版は「清掃報告書」と「写真」のシート、それぞれの記入例のシートの4枚です。種類は「定期清掃・日常清掃・特別清掃・その他」から、結果は「済・一部・未・対象外」から、写真の区分は「清掃前・清掃後・気づいたこと・その他」から選べます。

ダウンロード

PDFは、1枚目が本紙、2枚目と3枚目が写真のページです。写真を付けないときは1枚目だけを印刷してください。

清掃報告書の記入例の1枚目。宛先と報告日・会社名・担当者・電話の欄、件名・清掃場所・清掃日時・種類（定期清掃）・作業者と人数の下に、清掃した場所・作業の内容・結果・写真・備考の表が8行、その下に気づいたこと・お願いと申し送り・次回の予定・お客様のご確認の欄が並ぶ — 記入例の1枚目（店舗と共用部の入ったビルの月例清掃・架空）。名前・会社名・店名は ◯◯ にしています。

清掃報告書の記入例の写真のページ。左に写真、右にNo.・区分・撮影日・場所・説明の欄が並ぶ枠が縦に2つ。上は黒ずんだタイルの床の写真に「清掃前」、下はテーブルといすの並ぶ客席の写真に「清掃後」と書いてある — 記入例の写真のページ。表の「写真」の欄に写真の No. を書いて、表と写真を結びつけています。

清掃報告書とは（作業報告書・点検報告書との違い）

清掃報告書を読むのは、清掃の場にいなかった管理会社の担当者や店舗の責任者です。知りたいのは「頼んだ場所が全部終わったか」「終わらなかった所はどこで、なぜか」「何か困ったことは起きていないか」の3つなので、表の結果の欄と、気づいたことの欄を必ず埋めます。

書類	向いている場面	中身の中心
清掃報告書（このページ）	ビル・店舗・共用部の定期の清掃	場所ごとの作業と結果・清掃前と清掃後の写真・気づいたこと
作業報告書	1つの現場の作業を、終わった日に客先へ伝える	作業の内容と、作業前・作業後の写真
点検報告書	設備や建物を、決まった項目で定期的に見る	項目ごとの良・不良と是正の要否
業務報告書	日・週・月の区切りで仕事のまとまりを伝える	業務・結果・課題・予定・相談

欄ごとの書き方

上の欄

欄	書くこと
宛先	報告書を読む人。管理会社・店舗・オーナーの名前に「様」
報告日・会社名・担当者・電話	報告書を出す日と、清掃した側の連絡先
件名	何の清掃かが1行で分かる名前（「◯◯ビル月例清掃（10月）」など）
清掃場所	建物の名前と、清掃した階や範囲
清掃日時・種類	始めた時刻と終えた時刻。種類は定期・日常・特別（入居前・退去後など）から
作業者・人数	代表者の名前と人数。時間と人数で、どれだけの手をかけたかが伝わる

清掃した場所と作業の表

欄	書くこと
清掃した場所	階・部屋・設備の名前。契約の仕様書と同じ呼び方にすると照らし合わせやすい
作業の内容	何をしたか（洗浄・ワックス・拭き上げ・除去・補充など）
結果	済・一部・未・対象外から選ぶ
写真	写真を撮った行は、写真のページの No.
備考	「一部」「未」の理由と、いつやるか。補充した消耗品の数など

下の欄

欄	書くこと
気づいたこと	清掃では直せない傷み・汚れ・故障。場所と、写真の No.
お願い・申し送り	読む人にしてほしいこと（立会い・鍵・機器の移動など）
次回の予定	次の清掃の日時と種類
お客様のご確認	確認した日と、確認した人の署名

例文（そのまま使える書き方）

結果と備考

「済」＋備考なし（頼まれた作業を全部終えた）
「一部」＋「室外機の下は次回」（どこまでできたかと、残りをいつやるか）
「未」＋「店舗の営業が延びたため入れず。10/24 に伺います」（できなかった理由と、次の日）
「対象外」（その月は契約に入っていない場所。行は残しておくと、抜けではないと分かる）

気づいたこと

「2階共用廊下の天井で、塗膜のはがれが9月より広がっています（写真4）。」
「1階トイレの洗面台の下で、配管のつなぎ目から水がにじんでいます。床は拭き取りました。」
「屋上の排水口のふたが割れています。落ち葉が入りやすくなっています。」

気づいたことは、表の備考に混ぜずに下の欄へ分けて書きます。清掃の結果と、読む人が手を打つべきことが一目で分かれます。「前回より広がった」のように前の清掃と比べた書き方は、続けて清掃している会社にしか書けない、役に立つ知らせです。

写真の撮り方

清掃前と清掃後は、同じ場所を同じ向きから撮ります。並べたときに、どこがきれいになったかが写真だけで伝わります。
汚れが落ちにくい所（床の黒ずみ・ガラスの水あか・排水口）を優先して撮ります。全部の場所を撮る必要はありません。
傷みや故障は、場所が分かる引きの写真と、近づいた写真の2枚があると伝わりやすくなります。
写真のページの「場所」には、表の「清掃した場所」と同じ呼び方を書きます。

記入例の読み方（店舗と共用部の月例清掃）

表は場所と作業の組み合わせで1行です。同じ場所でも作業が違えば行を分けています（2階共用廊下の床と手すり）。
屋上の室外機の下は「一部」で、備考に「次回」、お願いの欄に「立会いの依頼」と、3つの欄がつながっています。
気づいたことは2つで、どちらも写真の No. を添えています。床材の欠けは「つまずくおそれ」と、困ることまで書いています。
写真は4枚です。通路の床の清掃前、客席の清掃後、屋上の排水口の清掃後、共用廊下の天井（気づいたこと）です。

法令で決まった様式と保存期間

清掃報告書そのものには、法令で決まった様式はありません。契約や管理会社に決まった様式があれば、そちらに合わせてください。

ただし、店舗・事務所・百貨店などの用途の部分の延べ面積が3,000平米以上のビル（学校は8,000平米以上）は、建築物衛生法の「特定建築物」です（建築物衛生法施行令第1条）。特定建築物では、次のことが決まっています。

決まり	中身	条文
清掃の回数	日常の掃除のほか、大掃除を6か月以内ごとに1回、定期に行う	施行規則第4条の5
帳簿	清掃の状況を書いた帳簿書類を備える	法第10条・施行規則第20条
保存	その帳簿書類は5年間残す	施行規則第20条第2項

帳簿を備えるのは、ビルの所有者など維持管理の権原を持つ人です。清掃会社が出す清掃報告書は、その帳簿のもとになります。日付・場所・作業・結果が分かる形で出しておくと、管理会社がそのまま綴じて使えます。特定建築物でない建物でも、多くの人が使う建物は、同じ基準で維持管理するよう努めることになっています（法第4条第3項）。

清掃前・清掃後の写真を、スマホでその場でPDFに

「現場レポート」アプリは、スマホで撮った写真に場所・区分・コメントを付けると、報告書のPDFをその場で作ります。設定の「報告書の項目名」で用途の「清掃」を選ぶと、表紙の題名が「清掃報告書」に、作業日が「清掃日」、場所が「清掃場所」、担当者が「清掃担当者」に、写真の区分が「清掃前・清掃中・清掃後」に、まとめて変わります。写真台帳の表題も「清掃写真台帳」になります。写真の区分の「任意」には、「気づいたこと」のように自分で名前を付けられます。

アプリの報告書は写真とコメントが中心で、このひな形の「清掃した場所と作業の表」（結果の済・一部・未）や、気づいたこと・お願い・次回の予定・確認の欄はありません。表紙の備考や写真のコメントに書くか、このひな形と組み合わせて使ってください。

現場レポートアプリで作ったBefore/AfterのPDF。左に作業前、右に作業後の写真が並び、それぞれの下に場所の名前とコメントが入る — 現場レポートで作った Before/After のPDF（架空のデモデータ・屋根の工事の見本です）。用途を「清掃」にすると、区分が清掃前・清掃後になります。ほかのテンプレートの見本は見本PDFのページにあります。

App Storeで見る・ Google Playで見る

よくあるご質問

Q. 清掃作業報告書は、何年残せばいいですか？ A. 延べ面積3,000平米以上の店舗・事務所などのビル（特定建築物）では、清掃の状況を書いた帳簿書類を5年間残す決まりがあります（建築物衛生法施行規則第20条）。それ以外の建物は法令の決まりがないので、契約や社内の決まりに合わせてください。迷ったら、同じ5年にそろえておくと分かりやすくなります。

Q. 毎日の日常清掃にも使えますか？ A. 使えます。種類の欄で「日常清掃」を選び、表を毎日回る場所の一覧にしておけば、結果の欄に済・未を付けるだけで記録になります。写真は、汚れがひどかった日や、気づいたことがあった日だけでかまいません。

Q. 写真は必ず付けますか？ A. 決まりはありません。清掃前と清掃後の写真があると、言葉で書くより早く仕上がりが伝わり、「本当にやったのか」という行き違いも防げます。写真を付けないときは、1枚目だけを使ってください。

Q. ワードの形式はありますか？ A. 用意していません。エクセルで開いて書くか、PDFを印刷して手書きで使ってください。エクセルの表は、そのままワードに貼り付けても使えます。

Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。表題を「清掃作業報告書」「清掃完了報告書」などに変えてもかまいません。クレジット表記も不要です。