配送日報のテンプレート（エクセル・無料）
このページの要点
- 配送日報は、軽貨物ドライバーが1日に届けた件数と売上を便ごとに残す書類です。荷主や元請への日々の報告と、月末の売上の確認に使います。法令で決まった様式はありません。
- 2025年4月から軽貨物にも義務づけられた業務の記録（運転日報）とは別の書類です。運転日報には乗務の時刻・走行距離・休憩などを書き、配送日報には持ち出し・完了・不在・持ち戻りの件数と売上を書きます。
- 便ごとの件数を書くと完了率、単価と数量を書くと売上の合計と1件あたりの売上が出るひな形を、無料で配っています。会員登録はいりません。
配送日報のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。エクセル版は空欄の「配送日報」と「記入例」の2シート、PDF版はA4縦1枚です。1日1枚使います。
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配送日報とは（運転日報・運転月報との違い）
同じ「日報」でも、書く相手と中身が違います。
| 書類 | 誰のために | 書くこと | 法令 |
|---|---|---|---|
| 運転日報（業務の記録） | 自分の事業の記録として備え付ける | 乗務した人・車両・乗務の開始と終了の日時と場所・走行距離・休憩・荷物の積み下ろしの場所 | 軽貨物も作成と1年の保存が義務（運転日報の書き方） |
| 配送日報（このページ） | 荷主・元請への報告と、自分の売上の確認 | 便ごとの持ち出し・完了・不在・持ち戻り・集荷の件数、単価×数量の売上、走行と経費 | 様式なし（荷主の指定があればそれに合わせる） |
| 運転月報 | 月の報告と確定申告の準備 | 1か月の走行・稼働・配送・売上・経費の合計 | 様式なし |
運転日報は「車をどう動かしたか」の記録で、配送日報は「荷物をどれだけ届けたか」の記録です。走行距離と経費は両方に出てくるので、配送日報には運転日報と同じ数字を写します。荷主から専用の報告の様式やアプリを指定されているときは、そちらが優先です。このひな形は、指定が無い人と、自分の控えとして残したい人のためのものです。
欄ごとの書き方
上の段（日付・車両・コース・稼働）
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 日付・天気 | その日の日付と曜日。天気は不在や遅れの理由の手がかりになるので一言 |
| ドライバー・車両 | 運転した人の名前と、車種・登録番号 |
| 配送センター・荷主 | 荷物を受け取ったセンターと、契約している荷主（元請）の名前 |
| コース | 担当したエリアやコースの名前。複数のコースを回った日は全部書く |
| 稼働・休憩 | センターに入った時刻から最後の便を終えた時刻まで。休憩は分で。運転日報の乗務の時刻と合わせる |
便ごとの配送の件数
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 便・時間帯 | 午前便・午後便・夜間便・集荷など、センターで荷物を受け取った単位ごとに1行（エクセル版は一覧から選べる） |
| 持ち出し | その便で車に積んだ個数。午前の不在を午後にもう一度届ける再配達の分も数に入れます |
| うち再配達 | 持ち出しのうち、前の便で不在だった荷物の数。新しく積んだ数は「持ち出し−うち再配達」 |
| 完了 | 届けられた個数（置き配・宅配ボックス・手渡しを含む） |
| 不在 | その便で届けられなかった個数。午後に再配達して届けば、午後の便の「完了」に入ります |
| 持ち戻り | その日のうちに届けられず、センターへ戻した個数 |
| 集荷 | お客様から預かった個数 |
| 完了率 | 完了÷持ち出し。エクセル版は数式で出ます |
| 備考 | 再配達の内訳、時間指定の変更、持ち戻りの理由など |
不在の数と再配達の数を分けて書くのは、同じ荷物を2回数えないためです。記入例では、午前の不在8件を午後に再配達して7件が完了し、残り1件が夜間便でも届かず持ち戻りになっています。1日の合計で見ると、持ち出し182個のうち再配達が12個なので、実際に預かった荷物は170個、届いたのが169個、持ち戻りが1個です。
売上（単価×数量）
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 種類 | 個建て（配達）・個建て（集荷）・日当・時間給・インセンティブ・その他から選ぶ |
| 単価・数量 | 契約の単価と、その日の数量。個建てなら「完了」の個数、日当なら1、時間給なら稼働の時間 |
| 金額 | 単価×数量。エクセル版は数式 |
| 1件あたりの売上 | 売上の合計÷完了。日当や時間給の契約でも、1件いくらになったかの目安が出ます |
契約が「1個◯◯円の個建て」なら、持ち出しや再配達ではなく完了した個数が売上の数量です。再配達は数量に入らないのがふつうなので、不在が多い日は同じ時間を働いても売上が下がります。不在の多い場所を備考に書き、荷主に置き配の指定や時間帯の調整を相談する材料にします。
走行と経費・下の欄
- 始業時・終業時のメーターは運転日報と同じ数字を写します。走行（km）は数式で出ます。
- 燃料代・高速と駐車・その他の経費は、その日に払った分を領収書の日付で書きます。給油しなかった日は燃料代0でかまいません。
- 気づいたこと・連絡には、不在の多い場所、荷物の破損や誤配、ヒヤリハットを書きます。荷主への連絡が要ることは、その場で伝えたうえで日報にも残します。
- 翌日への申し送りには、持ち戻りの再配達、時間指定、集荷の予約など、次の日の自分（または交代の人）が最初に見ることを書きます。
- 確認は、荷主や管理者に提出する運用のときに、確認した人と日時を書く欄です。自分の控えだけなら空欄のままで使えます。
記入例の読み方（軽バン1台・3便と集荷）
記入例は、配送センターから個建ての契約で配達している軽バン1台の、2026年10月14日の1日です。
| 項目 | 記入例の数字 | 出し方 |
|---|---|---|
| 持ち出しの合計 | 182個（うち再配達12個） | 96＋70＋16 |
| 完了・不在・持ち戻り | 169個・13個・1個 | 便ごとの合計 |
| 完了率 | 92.9% | 169÷182 |
| 売上の合計 | 28,685円 | 165円×169個＋100円×8個（集荷） |
| 1件あたりの売上 | 170円 | 28,685÷169（1円未満を四捨五入） |
| 走行・経費 | 136km・400円 | 41,386−41,250・コインパーキング |
エクセル版の「記入例」のシートは同じ数字が数式で入っているので、自分の便と単価に書き換えればそのまま使えます。
1か月の集計につなげる
配送日報の「完了」「売上の合計」「走行」「経費の合計」を1日1行で並べると、運転月報になります。月報では1件あたり・1kmあたりの売上と燃費が出るので、コースや曜日ごとの差を見るときに使います。確定申告の売上は、月報の売上の合計を12か月ぶん足した数字です。
運転日報のアプリでできること
「運転日報」アプリは、軽貨物ドライバーがスマホで毎日の運転日報を作るアプリです。日付・車両・アルコールチェック・始業と終業のメーター・休憩に加えて、その日の配送件数・売上・経費を同じ画面で記録し、月末には月次集計のPDF（稼働日・走行距離・配送件数・売上・1件あたりの売上・経費）をその場で作ります。配送・単発配送・私用などの用途区分を付けておくと、用途ごとの集計もできます。
アプリの日報にあるのは、1日の配送件数・売上・経費の合計までです。午前便・午後便など便ごとの持ち出し・不在・持ち戻りの内訳、完了率、単価×数量の売上の明細はアプリにはありません。法定の運転日報と月の集計はアプリ、便ごとの件数と荷主への日々の報告はこのひな形、という分け方をおすすめします。
よくあるご質問
Q. 配送日報を作れば、運転日報は要りませんか？ A. 要ります。2025年4月から、軽貨物（黒ナンバー）の個人事業主にも業務の記録の作成と1年間の保存が義務づけられていて、そこに書く事項（乗務の開始と終了の日時・場所、走行距離など）は決まっています。配送日報にはその事項がそろっていないので、代わりにはなりません。運転日報に書くことは運転日報の書き方にまとめています。
Q. 荷主から専用のアプリや報告の形式を指定されています。 A. 荷主の指定が優先です。ただ、荷主のアプリの数字は自分の手元に残らないことが多いので、自分の控えとしてこのひな形に写しておくと、月末の売上の確認や、単価の交渉のときの材料になります。
Q. 不在で再配達した荷物は、売上の数量に入りますか？ A. 契約によります。個建ての契約では「完了した個数」で計算するのがふつうで、再配達の手間は数量に入りません。再配達に別の単価が付く契約なら、売上の表に「その他」の行を使って単価と数量を分けて書きます。
Q. 日当や時間給の契約でも使えますか？ A. 使えます。売上の表の種類で「日当」や「時間給」を選び、数量に1（日当）や稼働の時間（時間給）を書きます。便ごとの件数の表はそのまま使えるので、1件あたりの売上を出して、個建ての契約と比べる目安にもなります。
Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。便の名前や売上の種類を自分の契約に合わせて変えたり、行を足したりしてもかまいません。クレジット表記も不要です。
関連ページ
- 運転日報 トップ — アプリの機能の全体像
- 運転日報の書き方 — 法令で決まった業務の記録の事項と保存期間、1日1枚のひな形
- 運転月報のテンプレート — 配送日報の数字を1か月ぶん集計する表
- 日常点検表のテンプレート — 出発前の点検の記録
- 点呼記録簿のテンプレート — 業務前・業務後の点呼の記録