立替金精算書のテンプレート（エクセル・無料）
このページの要点
- 立替金精算書は、取引先の代わりに払ったお金（駐車場代・材料・手数料など）を、領収書を添えて返してもらうための書類です。
- 支払先・内容・税率・税込の金額・領収書の番号を書くと、税率ごとの合計・割り戻した消費税・精算してもらう金額をエクセルが計算するひな形を、無料で配っています。会員登録はいりません。
- インボイス制度では、領収書の宛名が立て替えた人の名前になります。取引先がその分の消費税を差し引く（仕入税額控除）には、領収書と一緒に立替金精算書を受け取って保存する形になります（国税庁のQ&A 問94）。
立替金精算書のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。エクセル版は「立替金精算書」のシートと「記入例」のシートの2枚です。
ダウンロード
1か月分をまとめて1枚にしても、立て替えるたびに1枚にしてもかまいません。取引先と、どちらにするかを先に決めておくと、毎月の精算が楽になります。
立替金精算書とは
現場では、取引先の代わりに自分のお金で払うことがよくあります。コインパーキングの代金、急ぎで買いに行った材料、役所や警察署の手数料などです。このお金は自分の仕事の売上ではなく、立て替えたお金を返してもらうだけなので、自分の売上や経費とは分けて扱います。
立替金精算書は、その「何に・いくら払ったか」を一覧にして、領収書を添えて取引先に渡す書類です。法律で決まった様式はありませんが、だいたい次のことを書きます。
| まとまり | 書くこと |
|---|---|
| 宛名と発行の情報 | 取引先の名前・発行日・精算書の番号・現場や件名 |
| 立て替えた人 | 自分の名前（屋号）・住所・電話 |
| 明細 | 日付・支払先・内容・税率・税込の金額・領収書の番号 |
| 合計 | 税率ごとの合計と消費税・精算してもらう金額 |
| 精算の方法 | 請求書と一緒に払ってもらうか、別に振り込んでもらうか |
インボイス制度で精算書が要る理由
取引先が払った経費の消費税を差し引く（仕入税額控除を受ける）には、帳簿と請求書等を保存しておく決まりがあります（消費税法 第30条第7項）。ところが、立て替えて払った時の領収書（適格請求書）は、宛名が立て替えた人になっています。
国税庁のインボイス制度に関するQ&Aの問94は、この場面について次のように答えています。
- 立て替えた人あての領収書を、そのまま受け取っただけでは、取引先あての適格請求書にはならない。
- 立て替えた人から立替金精算書などを受け取り、その支払いが取引先のものだと分かるようにしてあれば、領収書と立替金精算書を保存することで、取引先は仕入税額控除を受けられる。
- 立て替えた人がインボイスの登録をしていなくても、支払先が登録しているなら、取引先は仕入税額控除を受けられる。
つまり、立て替えた人（一人親方）が登録しているかどうかは関係なく、支払先の領収書がインボイスになっているかが大事です。ひな形の「登録番号」の欄は、領収書に支払先の登録番号が書いてあるか（あり・なし）を書く欄です。自分の登録番号を書く欄ではありません。
欄ごとの書き方
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 宛名 | 立て替えた代金を返してもらう相手（元請・取引先）の名前 |
| 発行日・精算書No. | 精算書を作った日と、通し番号（「T2026-10」のように年と月にすると探しやすい） |
| 現場・件名 | どの現場・どの月の立替か |
| 立て替えた人 | 自分の名前（屋号）・住所・電話 |
| 日付・支払先 | 領収書の日付と、お店・会社・役所の名前 |
| 内容 | 何を買った・何に払ったか。頼まれて買った時は「現場監督の指示」など、誰の用事かも短く |
| 税率 | 10%・8%（飲み物や食べ物）・対象外（役所の手数料・印紙など）から選ぶ |
| 金額（税込） | 領収書・レシートの合計の額をそのまま |
| 登録番号 | 領収書に支払先の登録番号（T＋13桁）が書いてあれば「あり」、無ければ「なし」 |
| 領収書No. | 添える領収書に書いた番号。明細の行と領収書の対応が分かるように |
| 精算の方法 | 「10月分の請求書に載せて一緒に払ってもらう」「別に振り込んでもらう」など |
消費税の出し方
領収書の金額は税込なので、消費税は税率ごとの合計から割り戻して出します。
| 項目 | 計算 | 記入例の値 |
|---|---|---|
| 10%の対象 | 税率が10%の行の合計 | 15,540円 |
| うち消費税（10%） | 10%の対象×10/110（1円未満は切り捨て） | 1,412円 |
| 8%の対象 | 税率が8%の行の合計 | 1,296円 |
| うち消費税（8%） | 8%の対象×8/108（1円未満は切り捨て） | 96円 |
| 消費税の対象外 | 対象外の行の合計 | 2,500円 |
| 精算していただく金額 | 全部の行の合計 | 19,336円 |
国税庁のQ&Aの記載のイメージでは、合計から割り戻す方法と、支払先ごとに割り戻してから足す方法の2つが示されています。このひな形は、合計から1回だけ割り戻す方法にしています。消費税は「うち」の額なので、精算してもらう金額は領収書の合計と同じです。
請求書に載せる時との違い
一人親方が毎月の常用（人工代）の請求書を出しているなら、立替金をその請求書の「立替金」の行にまとめて載せる方法もあります。書き方は常用の請求書のテンプレートの「消費税の計算と立替金」の節にまとめています。
| 方法 | 向いている時 |
|---|---|
| 請求書に「立替金」として載せる | 立替が月に数件で、取引先が消費税の控除を気にしない時（駐車場代だけ、など） |
| 立替金精算書を別に作る | 取引先から「領収書と精算書を出して」と言われた時・材料などの金額が大きい時・税率がまざる時 |
どちらの場合も、立替金は自分の売上に入れず、請求書の消費税の計算（人工代の10%）にも入れません。取引先によって決まりがあるので、迷った時は先に経理の担当の人に聞いておくと確実です。
出面帳のアプリでできること
「出面帳＆請求書」アプリは、毎日の出面（取引先・現場・常用か請負か・人工・単価）をスマホで記録して、出面表と請求書のPDFを作るアプリです。駐車場代や材料の立替は、日付・取引先・摘要・金額で「経費・立替」として記録しておくと、その期間の請求書の「立替金・経費」の表に載ります。立替（消費税の外で合計に足す）と、課税の経費（10%の対象に入れる）を分けて集計します。
アプリが作るのは請求書の中の「立替金・経費」の表までで、支払先・税率ごとの消費税・領収書の番号を書いた別紙の立替金精算書は、アプリにはありません（アプリの経費は「立替」と「課税（10%）」の2つで、8%の区分もありません）。取引先から精算書を求められた時は、このひな形で作ってください。
よくあるご質問
Q. 立替金精算書に、自分の登録番号は要りますか？ A. 国税庁のQ&Aの記載のイメージでは、立て替えた人の登録番号は書かなくてよいとされています。大事なのは、支払先の領収書がインボイス（登録番号のある適格請求書）になっているかです。
Q. 領収書は原本を渡しますか、コピーですか？ A. 取引先と決めておいてください。原本を渡すと自分の手元に何も残らないので、渡す前にスマホで写真を撮っておくと、あとで問い合わせがあった時に確かめられます。複数の取引先の分をまとめて払った時は、領収書をコピーして精算書を添える形がQ&Aで示されています。
Q. 立て替えたお金は、自分の確定申告でどう扱いますか？ A. 返してもらう立替金は、自分の売上にも経費にもなりません。帳簿では「立替金」として分けておくのが一般的です。扱いに迷う時は、税務署か税理士に確かめてください。
Q. 自分の作業で使う材料を買った時も立替金ですか？ A. 自分の工事のために買った材料は、立替金ではなく自分の経費（材料費）です。取引先から頼まれて取引先の物として買った時だけが立替金です。どちらになるかは取引先との取り決めで決まるので、頼まれた時の内容を「内容」の欄に書いておきます。
Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。行を増やしたり、欄を足したりしてもかまいません。クレジット表記も不要です。
関連ページ
- 出面帳＆請求書 トップ — アプリの機能の全体像
- 常用の請求書のテンプレート — 人工代と立替金を1枚で請求する
- 出来高の請求書のテンプレート — 請負の工事を進み具合で請求する
- 工事台帳のテンプレート — 工事ごとの原価と粗利をまとめる
- 出面表のテンプレート — 誰が・どの現場に・何人工入ったかの表
条文は2026年10月25日に e-Gov 法令検索で確かめた内容です（消費税法は2026年10月1日施行の版）。国税庁の「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」は令和8年5月改訂の版（問94は令和6年4月改訂）を読みました。