労働者名簿のテンプレート（無料）
このページの要点
- 労働者名簿は事業場ごとに、日日雇い入れられる人を除く労働者ひとりずつについて作り、氏名・生年月日・履歴などを書きます（労働基準法 第107条）。
- 書く事項は施行規則 第53条、様式は第19号です。様式は必要な事項の最少限度を定めたもので、横書・縦書などほかの形で作ってもかまいません（同 第59条の2）。
- 保存は、労働者が死亡・退職・解雇した日から5年、当分の間は3年です（法 第109条・附則 第143条、規則 第56条）。エクセルとPDFのひな形を、記入例つきで無料で配っています。
人を雇ったときに作る、労働者名簿のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。会員登録もメールアドレスの入力もいりません。
A4縦に1人1枚。様式第19号の欄を並べ、ふりがなと「記入・訂正の日」の欄を足しています。エクセル版は、1人ぶんのシートをコピーすれば人数分作れます。
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労働者名簿の書き方（欄ごと）
| 欄 | 書くこと | 根拠 |
|---|---|---|
| 氏名・生年月日・履歴 | 労働者の氏名、生年月日、履歴 | 法 第107条第1項 |
| 性別・住所 | 性別と、いまの住所 | 規則 第53条第1項 |
| 従事する業務の種類 | 担当している仕事。常時30人未満の労働者を使う事業では書かなくてよい | 規則 第53条第1項・第2項 |
| 雇入年月日 | 雇い入れた日 | 規則 第53条第1項 |
| 退職の年月日と事由 | 退職した日と、その事由（解雇のときは、その理由も） | 規則 第53条第1項 |
| 死亡の年月日と原因 | 亡くなった日と、その原因 | 規則 第53条第1項 |
書くときに迷いやすい所
- 従事する業務の種類は、担当している仕事が分かるように書きます（記入例では「接客・調理補助（パート）」）。常時30人未満の労働者を使う事業では、書かなくてもかまいません（施行規則 第53条第2項）。
- 退職したときは、退職の年月日とその事由を書き足します（例: 2026年3月31日 自己都合により退職）。解雇したときは、その理由も書きます（同 第53条第1項）。
- 住所や氏名が変わったときは、遅滞なく訂正します（法 第107条第2項）。ひな形の下の「記入・訂正の日」に日付を残しておくと、いつ直したかが分かります。
- 履歴の書き方は、法令には細かく決まっていません。記入例では、学校を出た年と、前の勤め先、入社の年月を書いています。
保存期間
労働者名簿は、労働者が死亡・退職・解雇した日から5年間保存します。ただし当分の間は3年間です（労働基準法 第109条・附則 第143条、施行規則 第56条）。
法令の根拠
- 労働基準法 第107条（労働者名簿）
- 労働基準法 第109条（記録の保存）・附則 第143条（当分の間は3年）
- 労働基準法 第9条（労働者の定義）・第116条（適用除外）・第120条（罰則）
- 労働基準法施行規則 第53条（記入事項）・第56条（保存期間の数え始め）・第59条の2（様式は最少限度）
条文は 2026年10月4日に e-Gov 法令検索で確かめた内容です。改正されることがあるので、最新の条文もあわせてご確認ください。
アプリなら給与明細から名簿まで
「賃金台帳・給与明細」アプリは、従業員を登録して毎月の給与明細を作るだけで、労働者名簿と賃金台帳がそのまま残るアプリです。労働者名簿は、様式第19号の欄の順で1人1枚のPDFになります。
- 労働者名簿と賃金台帳のPDFはPro版の機能です（無料版では完成見本を見られます）
- 記録は端末の中だけに保存されます。アカウント登録は不要です
- 従業員1人までは無料で、給与明細を何か月でも作れます（無料版のPDFには透かしが入ります）。Pro版は一度きりの買い切りです
よくあるご質問
Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。クレジット表記も不要です。
Q. 様式第19号の形のとおりでないといけませんか？ A. 様式は、必要な事項の最少限度を記載すべきことを定めたもので、横書・縦書その他の異なる様式を使ってもかまいません（施行規則 第59条の2）。このテンプレートは、様式第19号の欄を横書きで1人1枚に並べた形です。
Q. パートやアルバイトも名簿に載せますか？ A. 労働基準法の「労働者」は、職業の種類を問わず事業に使用されて賃金を支払われる人です（第9条）。労働者名簿は、日日雇い入れられる人を除く各労働者について作ります（第107条第1項）。
Q. 日雇いの人の名簿は要りますか？ A. 日日雇い入れられる人は、労働者名簿を作る対象から除かれています（第107条第1項）。
Q. 家族だけで営んでいる店でも作りますか？ A. 同居の親族だけを使っている事業には、労働基準法は適用されません（第116条第2項）。同居の親族以外の人を雇っているなら、これには当たりません。
Q. 従業員が30人に満たない店でも、全部の欄を書きますか？ A. 常時30人未満の労働者を使う事業では、「従事する業務の種類」は書かなくてかまいません（施行規則 第53条第2項）。ほかの欄は書きます。
Q. 何年保存すればよいですか？ A. 労働者が死亡・退職・解雇した日から5年です。ただし当分の間は3年とされています（第109条・附則 第143条、施行規則 第56条）。
Q. 作っていないとどうなりますか？ A. 労働基準法 第107条や第109条に違反した場合は、30万円以下の罰金と定められています（第120条）。
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