年次有給休暇管理簿のテンプレート（無料・エクセル）

パートやアルバイト、正社員を雇っているお店や事業所のための、年次有給休暇管理簿のひな形です。エクセル（xlsx）とPDFを用意しました。A4縦に1人1枚。基準日ごとの日数のまとめ（6期ぶん）と、取った日の一覧（30日ぶん）が1枚に入ります。

ダウンロード

• 年次有給休暇管理簿テンプレート（エクセル・xlsx／雇入日から基準日が出る・基準日ごとの日数と「◯日／5日」は数式・記入例のシートつき）
• 年次有給休暇管理簿テンプレート（PDF・A4縦／印刷して手書き）
• 年次有給休暇管理簿の記入例（PDF）

年次有給休暇管理簿とは

有給休暇を与えたとき、使用者は時季・日数・基準日を労働者ごとに明らかにした書類を作り、保存します。この書類が年次有給休暇管理簿です（施行規則 第24条の7）。年10日以上の有給休暇を与える人に年5日を取ってもらう決まり（労働基準法 第39条第7項）が守れているかを確かめるのにも使います。

様式は決まっていません。次の2点が分かれば、紙でも表計算でもアプリでもかまいません。

• いつ取ったか（時季）と、何日か（日数）
• どの基準日の期間の分か

労働者名簿や賃金台帳とあわせて1つの書類にしてもかまいません（施行規則 第55条の2）。厚生労働省のリーフレットは、必要なときにいつでも出力できる仕組みにしたうえで、システムの上で管理することも差し支えないとしています。

管理簿の書き方（欄ごと）

付与日数と残日数の欄は置いていません。施行規則 第24条の7が書くことを求めているのは、時季・日数・基準日です。付与日数と残日数もあわせて管理したい事業所は、備考に書き足すか、別の表を付けてください。

基準日の出し方

基準日は、雇入日から6か月たった日が最初で、そのあとは1年ごとです。労働基準法 第39条は、雇入れの日から6か月続けて勤務し、全労働日の8割以上出勤した人に、10労働日の有給休暇を与えることを求めています（第1項）。2回目からは、6か月たった日から1年ごとに日数が増えていきます（第2項）。

雇入日の6か月後に同じ日がない月（8月31日に雇い入れた人の6か月後は2月31日、など）は、このひな形と賃金台帳アプリでは翌月の1日を基準日にしています。迷う場合は、就業規則に合わせて基準日の欄を直してください。

なお、入社した日に前倒しで与える、全員の基準日を同じ日にそろえる、といった運用をしている事業所では、基準日が上の表の日とは違ってきます。その場合は、エクセルの基準日の欄の数式を自分の基準日の日付に書き換えて使ってください（期間の終わりの欄も合わせて直します）。

年5日の取得の数え方

年10日以上の有給休暇を与える人には、基準日から1年以内に、そのうち5日を取ってもらう決まりがあります（労働基準法 第39条第7項）。パートやアルバイトでも、与える日数が10日以上になる人は同じです。次のとおり数えます。

• 本人が自分で請求して取った日も、労使協定で日を決める計画的付与の日（第6項）も、5日に数えます。この日数分は、会社が日を決めて取らせなくてもよいことになっています（第8項）。
• 半日で取った日は1回につき0.5日として数えます。時間単位で取った分は5日に数えられません（厚生労働省のリーフレット）。
• 基準日から1年がたつ前に、取った日数が5日に足りない人がいないかを、管理簿の「取った日数」の欄で確かめます。ひな形の「◯日／5日」の欄は、そのための表示です。

5日を取らせなかったときは、30万円以下の罰金の定めがあります（第120条）。

記入例の読み方

記入例は、2025年4月1日に雇い入れたパートの人です。基準日は2025年10月1日と2026年10月1日の2回です。

• 1回目の基準日（2025年10月1日）から1年の間に、1日ずつ4日（12月26日・3月30日・5月1日・8月14日）と、半日ずつ2回（9月18日の午前・9月25日の午後）で、合わせて5日取っています。「5日／5日（5日取得ずみ）」と出ます。5月1日は会社が日を決めて取らせた日なので、備考に書いています。
• 2回目の基準日（2026年10月1日）からは、10月16日に1日取ったところです。「1日／5日」で、1年が終わる2027年9月30日までに、あと4日取ってもらう必要があります。
• 取った日の一覧の「基準日」の欄は、日付を入れると自動で入ります。

保存期間

管理簿は、有給休暇を与えた期間中と、その期間の終わりから5年保存します（施行規則 第24条の7）。ただし、附則 第71条で、当分の間は「5年」を「3年」と読み替えることになっています。いま守る期間は、期間の終わりから3年です。

たとえば、記入例の1回目の期間は2026年9月30日までです。期間の終わりから3年は、2029年9月30日まで残します。

紙で綴じても、ファイルを人ごと・年ごとに分けて保存しても、アプリで出力できる状態にしておいてもかまいません。

パート・アルバイト・8割に満たなかった年

• パート・アルバイトも労働者なので、条件を満たせば有給休暇が発生し、与えたら管理簿に残します。週の所定労働日数が少ない人は、与える日数が正社員より少なくなります（比例付与・第39条第3項）。その人が年10日以上になる年から、年5日の決まりの対象です。
• 出勤が全労働日の8割に満たなかった年は、その次の1年間は有給休暇を与えなくてよいことになっています（第39条第2項のただし書）。与えなかった期間は、取った日がないので管理簿にも書くことがありません。
• 家族だけで営んでいる店: 同居の親族だけを使っている事業には、労働基準法は適用されません（第116条第2項）。同居の親族以外の人を1人でも雇えば、その人の管理簿が要ります。

法令の根拠

• 労働基準法施行規則 第24条の7（年次有給休暇管理簿＝時季・日数・基準日を労働者ごとに明らかにして保存）・施行規則 附則 第71条（当分の間は3年）・施行規則 第55条の2（労働者名簿・賃金台帳とあわせて調製できる）
• 労働基準法 第39条（年次有給休暇＝第1項・第2項の付与日数、第7項の年5日、第8項の差し引き）
• 労働基準法 第120条（罰則）・第116条（適用除外）
• 年5日の年次有給休暇の確実な取得（厚生労働省のリーフレット）

アプリなら出勤簿から管理簿まで

「賃金台帳・給与明細」アプリは、出勤簿で「有休」を付けた日から、従業員ごとの年次有給休暇管理簿（基準日・取った日・日数）を自動でまとめるアプリです。基準日は雇入日から6か月後、以後1年ごとに自動で出て、年5日の取得を確かめられるよう、取った日数を「◯日／5日」で見せます。基準日ごとの期間の分が、そのまま1人1枚のPDFになります。

アプリの管理簿は、出勤簿の「有休」の日（1日単位）を数えます。付与日数と残日数は、パートの比例付与や就業規則で変わるため出しません。半日や時間単位で取った分は、このひな形の備考に書き足すなどしてください。

• 出勤簿の記録は無料版でも付けられます。管理簿のPDFの書き出しはPro版の機能です（無料版でも完成見本を見られます）
• 記録は端末の中だけに保存されます。アカウント登録は不要です
• 無料版とPro版の違いは紹介ページにまとめています

App Storeで見る ・ Google Playで見る

よくあるご質問

Q. テンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。社名を入れたり、欄を足したりしてもかまいません。クレジット表記も不要です。

Q. 年次有給休暇管理簿は何年保存すればよいですか？ A. 有給休暇を与えた期間中と、その期間の終わりから5年です。ただし、当分の間は3年と読み替えることになっています（施行規則 第24条の7・附則 第71条）。

Q. 管理簿は必ず作らなければいけませんか？ A. 有給休暇を与えたときは、作って保存します（施行規則 第24条の7）。従業員の人数による違いは、この条文にはありません。

Q. 労働者名簿や賃金台帳と別に作る必要がありますか？ A. あわせて1つの書類にしてもかまいません（施行規則 第55条の2）。このページのひな形は、1人1枚で単独に使える形にしています。

Q. エクセルやアプリなど、電子でもよいですか？ A. 様式は決まっていないので、電子でもかまいません。厚生労働省のリーフレットは、必要なときにいつでも出力できる仕組みにしたうえで、システムの上で管理することも差し支えないとしています。

Q. 半日で休んだ日は、年5日に数えられますか？ A. 本人が半日で取った日は、1回につき0.5日として数えられます。時間単位で取った分は数えられません（厚生労働省のリーフレット）。

Q. 年5日を取らせなかったらどうなりますか？ A. 30万円以下の罰金と定められています（労働基準法 第39条第7項・第120条）。基準日から1年がたつ前に、足りない人がいないかを確かめておきます。

関連ページ

• 出勤簿のテンプレート — 「有休」の区分と日ごとの時刻。管理簿の取った日のもとになる
• 賃金台帳のテンプレート — 様式第20号の欄・1人1年
• 労働者名簿のテンプレート — 様式第19号の欄・1人1枚
• 賃金台帳・給与明細 トップ — アプリの機能の全体像
• サポート・FAQ — 使い方のご質問はこちらから
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条文は 2026年10月31日に e-Gov 法令検索で確かめた内容です（労働基準法 第39条・第116条・第120条、同施行規則 第24条の7・第55条の2・附則 第71条）。リーフレットは同じ日に厚生労働省のページで確かめました。改正されることがあるので、最新の条文もあわせてご確認ください。